قائمة تحقق: المطابقة الثلاثية دون إخفاء فروق الاستلام
الفرق بين الطلب والبضاعة المستلمة والفاتورة يحتاج مسار اعتماد، وليس زر تسوية يساوي الأرقام كيفما اتفق.
الغرض والمسؤولية
المسؤول المقترح
المشتريات والمستودع والدائنون مع فصل الاعتماد
نوع دليل الإثبات
أمر شراء + محضر استلام + فاتورة + سجل قرار الفرق
رحلة العمل في خمس مراحل
- 01أمر شراءكمية وسعر ومورد وشروط معتمدة
- 02استلام فعليالكميات المقبولة والمرفوضة أو المعلقة
- 03فاتورة الموردمطابقة البنود والوحدات والأسعار والضرائب
- 04معالجة الفروقانتظار شحنة أو تصحيح فاتورة أو استثناء معتمد
- 05اعتماد وترحيللا ترحيل قبل استيفاء قواعد السياسة
قائمة تحقق قبل اتخاذ القرار
يمكنك تعبئتها بالقلم بعد الطباعة، أو وضع علامات داخل المتصفح ثم الطباعة. لا تُحفظ الإجابات على خادم.
| تم | نقطة المراجعة | النتيجة / ملاحظة | مرجع الدليل |
|---|---|---|---|
| 01 · أمر شراء معتمد وتاريخه | |||
| 02 · إثبات استلام فعلي لكل شحنة | |||
| 03 · تحديد المرفوض وتحت الفحص | |||
| 04 · تدقيق وحدات القياس | |||
| 05 · مطابقة سعر كل بند | |||
| 06 · فحص التكرار في فاتورة المورد | |||
| 07 · تسجيل سبب الفرق واعتماده | |||
| 08 · إثبات الإجراء النهائي ومرجع القيد |
جدول إثبات الضوابط
| النقطة | كيف نتحقق؟ | ما يجب الاحتفاظ به |
|---|---|---|
| كمية أقل | قارن الفاتورة مع المستلم المقبول لا مع أمر الشراء فقط | سجل الاستلام الجزئي |
| تفاوت الوحدات | تحويل كرتون/قطعة حسب تعريف الصنف المعتمد | معيار وحدة أساسية مثبت |
| اختلاف السعر | أظهر فرق السعر عن أمر الشراء | سبب الفرق وموافقته |
| الفاتورة المتكررة | راجع هوية المستند والمورد قبل إنشاء التزام مزدوج | رقم المورد والفاتورة والبصمة التجارية |
مثال توضيحي — ليس بيانات نظام
مثال توضيحي: فاتورة لمئة وحدة واستلام ثمانين
- الطلب الأصلي
- 100 وحدة × 25 ريالًا = 2,500 ريال
- الكمية المستلمة المقبولة
- 80 وحدة × 25 ريالًا = 2,000 ريال
- فرق كمية لم تُستلم بعد
- 20 وحدة
- فرق قيمة قبل الضرائب والتكاليف الإضافية
- 500 ريال
هذا فرق مراجعة لا قيمة خصم معتمدة تلقائيًا. قد يُحل باستلام لاحق أو تصحيح فاتورة وفق الواقع والسياسة.
نقاط تتطلب تصحيحًا أو مراجعة
احتساب البضاعة في الطريق مخزونًا متاحًا
اعتمد الكمية المستلمة المقبولة عند إتاحتها
المطابقة على قيمة إجمالية فقط
راجع الصنف والكمية والوحدة والسعر بندًا ببند
تحويل أي فرق إلى مصروف فورًا
حدد السبب وصاحب الاعتماد قبل المعالجة المحاسبية
محضر مراجعة الفريق
اسم المنشأة: الفرع أو النطاق:
المسؤول: تاريخ المراجعة:
القرار / الإجراءات المتبقية:
المراجع / المعتمد:
هذا دليل تعليمي عام وأمثلة افتراضية. لا يمثل شهادة امتثال أو نتيجة اختبار وظيفي أو استشارة مالية أو قانونية، ولا يُثبت إتاحة ميزة تجارية في CloudySystem. تحقق من حالتك والسياسات واللوائح السارية قبل التطبيق.