الموظفون والحضور
ملف لكل موظف، وحضور يُسجَّل من جهاز معتمد داخل نطاق فرعه، وورديات وإجازات يقرّرها المدير والجدول أمامه، ونتائج رواتب لا يعتمدها من أدخلها. أما احتساب الرواتب فيبقى خارج النظام، ونقول ذلك من البداية.
يوم عمل واحد، أربعة أشخاص
مثال توضيحي لفرع «العليا»: كل مرحلة يقوم بها شخص مختلف، وتنتهي بسجل يمكن الرجوع إليه، لا برسالة في محادثة.
ريم تبدأ الأحد كاشيرة في العليا. قبل وصولها يكون ملفها جاهزًا: بيانات التوظيف، والعقد، والمستندات، والتكليف بالفرع والوظيفة.
في يومها الأول يُسجَّل جهاز ريم جهازًا معتمدًا. صباح كل يوم تسجّل حضورها منه وهي داخل النطاق الجغرافي المحدد لفرع العليا.
يُسند المدير ريم إلى الوردية الصباحية. بعد أسابيع تطلب إجازة يومين، فيُحجز اليومان من رصيدها عند تقديم الطلب، ويصل الطلب إلى صندوق موافقاته.
تُحتسب رواتب الشهر خارج النظام. يستورد المُعِدّ النتائج أو يُدخلها، ثم يرسلها للاعتماد. المعتمِد يراجعها فيعيدها إن احتاجت تصحيحًا، أو يعتمدها ثم تُقفل.
خمس وحدات، كلٌّ بحدودها
لكل وحدة: ما تحققه لك، وكيف تجري خطواتها، وأين تتوقف.
تاريخ الموظف في ملف واحد بدل ملفات متفرقة: ملف بالتوظيف والعقود والمستندات والتكليفات.
يُفتح الملف ويُكلَّف الموظف بفرعه ووظيفته، ثم يُسجَّل النقل والترقية في سجل زمني يمكن الرجوع إليه.
الحدود الحالية: فحص المستندات المرفوعة بحثًا عن البرمجيات الضارة يعتمد على بيئة التشغيل، ويُؤكَّد عند الإعداد.
الحضور يُسجَّل من مكانه الصحيح، فلا يكفي أن يرسل أحدهم «وصلت».
يُسجَّل جهاز الموظف جهازًا معتمدًا، ثم يُقبل التسجيل منه داخل النطاق الجغرافي المحدد للفرع، ولا يُعاد استخدام التسجيل نفسه.
الحدود الحالية: ليست أجهزة بصمة أصابع ولا بصمة حيوية؛ التوثيق بمفتاح الجهاز المسجّل.
الطلب لا يضيع في محادثة، والرصيد لا يُصرف مرتين.
يقدّم الموظف طلب الإجازة فيُحجز من رصيده عند الطلب، ويمر بموافقة مديره في صندوق الموافقات. طلب تصحيح الحضور يمر بالمسار نفسه.
الحدود الحالية: الأرصدة افتتاحية مع تعديلات يدوية، دون استحقاق آلي للإجازات.
الجدول والعطلات في مرجع واحد يراه المدير عند كل قرار.
تُعرَّف الورديات وفتراتها، وتُسند إلى الموظفين، ويُضبط تقويم العطلات الذي يقرأ منه نظام الحجوزات.
الحدود الحالية: تعريف وإسناد يقوم بهما المدير، دون توزيع آلي للجداول.
الاعتماد موثّق حتى لو جرى الاحتساب خارج النظام.
تُستورد نتائج الرواتب أو تُدخل، ثم تُرسل للاعتماد، فتُعاد أو تُعتمد وتُقفل وتُستخرج تقاريرها. من أعدّ مجموعة النتائج لا يعتمدها.
الحدود الحالية: النظام لا يحتسب الرواتب، ولا يربط الحضور بها، ولا ينشئ قيدها في الأستاذ العام.
نذكر الصلة كما هي، ونفصل بين ما يُقرأ من وحدة أخرى وما يبقى منفصلًا.
مع الفروع: الموظف مكلَّف بفرع، والحضور يُقبل ضمن النطاق الجغرافي المحدد لذلك الفرع، والمستخدم لا يصل إلا إلى الفروع المسموحة لدوره. دليل صلاحيات الفروع
مع الحجوزات: تقويم الحجوزات يديره فريقك في الفرع، ويقرأ الإتاحة من ورديات الموظفين وتقويم العطلات المعرَّف هنا. الحجز نفسه يبقى بيد الموظفين؛ لا حجز ذاتي للعملاء حاليًا. وحدة الحجوزات
مع الموافقات والمراجعة: طلبات الإجازة وتصحيح الحضور تصل إلى صندوق الموافقات نفسه الذي تصل إليه أوامر الشراء، والتغييرات تبقى في سجل المراجعة. الصلاحيات وسجل المراجعة
مع المحاسبة: لا صلة آلية اليوم. نتائج الرواتب تُعتمد وتُقفل هنا، وقيدها يبقى عملًا يقوم به فريق المالية.
نذكرها هنا حتى لا تكتشفها بعد التعاقد. ما يعتمد على البيئة يُؤكَّد عند الإعداد لكل منشأة، ولا نفترض أنه مفعّل لديك.
لا يوجد تتبّع مستمر في ما نصفه هنا. النطاق الجغرافي يُستخدم عند تسجيل الحضور: يُقبل التسجيل من جهاز الموظف المعتمد إذا كان داخل نطاق فرعه. تسجيل الجهاز خطوة تُجرى مرة، ويُتحقق منها عند الإعداد لأنها تعتمد على الجهاز والبيئة.
الرصيد يبدأ برصيد افتتاحي، ويُعدَّل يدويًا عند الحاجة. عند تقديم الطلب يُحجز من الرصيد مباشرة، فلا يُطلب الرصيد نفسه مرتين. لا يوجد محرك استحقاق آلي يضيف الأيام شهريًا.
لا. الاحتساب يجري خارج النظام، والحضور لا يُربط بالرواتب. ما يقدّمه النظام هو استيراد النتائج أو إدخالها، ثم إرسالها للاعتماد وقفلها وتقاريرها، دون إنشاء قيد محاسبي لها.
صلاحية المستخدم تُحسب من منحه المباشرة وأدواره المساعدة، والوصول للفرع مستقل. طلبات الإجازة وتصحيح الحضور تصل إلى صندوق موافقات المدير، ونتائج الرواتب لا يعتمدها من أنشأها. وتبقى التغييرات في سجل المراجعة: من فعل ماذا ومتى.
اذكر عدد موظفيك وفروعك، وكيف تُدار الورديات والإجازات اليوم، وأين تُحتسب الرواتب. يُجهَّز الملخص في متصفحك ولا يُرسل إلى أي جهة.
