تصل شاحنة المورد صباح الأحد، ويوقّع أمين المستودع على الاستلام، وتدخل الكراتين إلى الرفوف. أما الفاتورة فتصل بعد أسبوع، وأحيانًا بعد إقفال الشهر. في هذه الفجوة بين وصول البضاعة ووصول فاتورتها يعيش الحساب الذي نتحدث عنه.
1. ما هذا الحساب أصلًا؟
«بضاعة مستلمة لم تُفوتر» حساب التزام مؤقت. فكرته بسيطة: المنشأة استلمت شيئًا له قيمة، فأصبحت مدينة للمورد بقيمته حتى قبل أن تصل الفاتورة. تسجيل المخزون وحده دون طرف مقابل يجعل الدفاتر غير متوازنة، وتسجيله على حساب المورد مباشرة يعني الاعتراف بذمة لم يُطالَب بها رسميًا بعد، وبمبلغ قد يتغير.
لذلك يقف هذا الحساب في المنتصف: يثبت أن الالتزام موجود، ويؤجل تحديد مبلغه النهائي إلى أن تأتي الفاتورة وتُطابَق.
قاعدة عملية: هذا الحساب يجب أن يتحرك. رصيد قديم لا يتغير فيه علامة على استلام لم تُطابَق فاتورته، لا على «رصيد طبيعي».
2. مثال زمني: من أمر الشراء إلى الفاتورة
لنتابع طلبية واحدة لمتجر بفرعين. الأرقام توضيحية بالكامل، والضريبة مثال بنسبة 15٪ لتبسيط الحساب.
- أمر الشراء: 100 علبة بسعر 20 ريالًا، أي 2,000 ريال. الأمر التزام تشغيلي فقط، ولا يُنشئ قيدًا محاسبيًا.
- الاستلام: يصل 100 علبة كاملة. يزيد المخزون، وينشأ الالتزام المؤقت بقيمة الأمر.
- فاتورة المورد: تصل بعد أيام بالكمية والسعر نفسيهما، مضافًا إليها الضريبة.
- المطابقة الثلاثية: الأمر والاستلام والفاتورة متفقة، فتُعتمد الفاتورة للترحيل.
| المرحلة والحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| عند الاستلام · المخزون | 2,000.00 | |
| بضاعة مستلمة لم تُفوتر | 2,000.00 | |
| عند ترحيل الفاتورة · بضاعة مستلمة لم تُفوتر | 2,000.00 | |
| ضريبة المدخلات | 300.00 | |
| الدائنون (ذمة المورد) | 2,300.00 |
بعد الترحيل يعود رصيد الحساب المؤقت لهذه الطلبية إلى صفر: هذا هو «التصفية». ولو أُقفل الشهر بين الاستلام والفاتورة، لظهر رصيد 2,000 ريال في الالتزامات، وهو رصيد صحيح تمامًا لأن البضاعة وصلت فعلًا.
3. المطابقة الثلاثية: ماذا تقارن بالضبط؟
المطابقة تجيب عن ثلاثة أسئلة قبل أن تصبح الفاتورة ذمة على المنشأة:
- هل طلبنا هذا؟ الصنف والسعر المتفق عليه في أمر الشراء المعتمد.
- هل وصلنا فعلًا؟ الكمية المسجلة في الاستلام، لا الكمية المكتوبة في الفاتورة.
- هل يطالبنا المورد بالصحيح؟ كمية الفاتورة وسعرها مقابل الاثنين معًا.
إذا اتفقت الثلاثة، تُرحَّل الفاتورة. وإن اختلفت، فالمطلوب قرار من شخص مسؤول قبل الترحيل، لا بعده.
4. الاستلام الجزئي واختلاف السعر
الحالتان التاليتان افتراضيتان للتوضيح؛ طريقة معالجتهما في منشأتك تعتمد على سياستها وإعداد نظامها، ويجب التحقق منها تشغيليًا قبل اعتمادها.
استلام جزئي: وصل 80 علبة فقط من المئة. الالتزام المؤقت ينشأ بقيمة 80 علبة، أي 1,600 ريال. العلب العشرون المتبقية ما زالت طلبًا مفتوحًا، ولا تظهر في الحساب لأنها لم تُستلم. إن جاءت فاتورة بمئة علبة، فالمطابقة يجب أن تكشف أن الفاتورة تطالب بأكثر مما وصل.
سعر مختلف: جاءت فاتورة العلب الثمانين بسعر 20.50 ريالًا، أي 1,640 ريالًا. يُصفّى الحساب المؤقت بقيمته الأصلية 1,600، والفرق 40 ريالًا يحتاج معالجة: إما قبوله وتحميله على حساب لفروق أسعار الشراء، أو مراجعة المورد وطلب فاتورة معدّلة. القرار للمسؤول المعتمد، ويجب أن يُوثَّق سببه.
ما لا يجب أن يحدث: ترحيل فاتورة لبضاعة لم تصل، أو تعديل كمية الاستلام لتطابق الفاتورة.
5. قائمة تحقق لكل دور
أمين المستودع (الاستلام):
- سجّل الاستلام مقابل أمر الشراء المعتمد، لا استلامًا حرًّا.
- أدخل الكمية المعدودة فعلًا، حتى لو خالفت مذكرة التسليم.
- دوّن التالف أو الناقص في الملاحظات يوم الاستلام نفسه.
مسؤول اعتماد المشتريات:
- لا تعتمد أمر شراء أنشأته بنفسك.
- راجع أوامر الشراء المفتوحة جزئيًا: هل ما زالت مطلوبة أم تُغلق؟
- عند اختلاف السعر، قرّر مع المورد قبل أن يرحّل المحاسب.
المحاسب:
- لا ترحّل فاتورة مورد قبل اكتمال المطابقة.
- في نهاية كل شهر، استخرج أرصدة الحساب المؤقت حسب المورد والاستلام.
- تابع أي رصيد يتجاوز عمره مدة الفوترة المعتادة مع المشتريات والمورد.
6. كيف يظهر في CloudySystem
هذا القسم يصف سلوك النظام كما هو مبني، لا تجربة عميل بعينه. التفاصيل وحدود كل قدرة في صفحتي المخزون والمشتريات والمحاسبة والمالية، ويمكنك طلب رؤيتها في العرض التوضيحي.
- أمر الشراء: يُقدَّم للاعتماد، ولا يعتمده من أنشأه.
- الاستلام: يُثبت المخزون ويُنشئ قيد البضاعة المستلمة غير المفوترة في العملية نفسها؛ إن تعذّر القيد لا يُعتمد الاستلام ولا تُضاف الكمية.
- فاتورة المورد: تُطابَق مع أمر الشراء والاستلام قبل الترحيل. عند الترحيل تُصفّى البضاعة المستلمة غير المفوترة، وتُسجَّل ضريبة المدخلات وذمة المورد، ويذهب فرق السعر إن وُجد إلى حسابه.
- قواعد الترحيل: الحسابات تحددها قواعد ترحيل لكل نوع مستند، والقيد يبقى مربوطًا بمستنده. تطبيقها على بياناتك يُتحقق منه تشغيليًا أثناء الإعداد، وحساب ضريبة المدخلات يُضبط حاليًا ضمن الإعداد لا من شاشة مستقلة.
- المراجعة: المستند يراجعه غير من أعدّه؛ انظر دليل مراجعة المستندات واعتمادها.
- ما لا يفعله المسار: سداد الموردين ليس ضمن هذا المسار بعد، ولا يُنفّذ النظام أي تحويل بنكي للمورد.
لرؤية طلبية من أمر الشراء حتى ذمة المورد على أصنافك، جهّز طلب العرض واختر المشتريات ضمن أولوياتك.