الحجوزات والموارد
تقويم يديره فريق الاستقبال في الفرع: يرى أين ومتى تُتاح الخدمة، ويثبّت الغرفة والمختص والجهاز في حجز واحد أو لا يثبّت شيئًا، ويسجّل العربون مرة واحدة. أما العميل فلا يحجز بنفسه عبر موقع أو تطبيق، ونقول ذلك من البداية.
ست مراحل يقوم بها الفريق
مثال توضيحي لموظفة استقبال في فرع «النخيل» وعميلة تطلب جلسة عناية. كل قرار هنا يتخذه موظف، والنظام يمنع التعارض ولا يقترح نيابة عنه.
مثال: تتصل العميلة بالفرع. ترى الموظفة أن جلسة العناية متاحة في «النخيل» عبر قناة الاستقبال، وأن اليوم المطلوب ليس عطلة للفرع.
مثال: تختار الموظفة غرفة العناية الثانية والأخصائية المناوبة وجهاز الجلسة، ثم الساعة التي تناسب العميلة.
مثال: تضع الموظفة حجزًا مؤقتًا ريثما تقرّر العميلة. إن تعذّر مورد واحد لا يُحجز الآخران وحدهما.
مثال: يتصل عميل ثانٍ يريد الفترة نفسها. تضعه الموظفة في قائمة انتظارها بدل أن تعده بموعد غير موجود.
مثال: توافق العميلة. تعرض الموظفة مبلغ العربون وتحصّله، ثم تنقطع الشبكة لحظة فتعيد الإرسال.
مثال: تؤكّد الموظفة الموعد. بعد يومين تطلب العميلة تغييره، فتنقله الموظفة إلى فترة تتسع لموارده الثلاثة.
وحدتان، لكلٍّ منهما دليلها
الطاقة الاستيعابية هنا ليست عدد مواعيد في جدول، بل غرفة ومختص وجهاز متاحون معًا في الوقت نفسه.
الكرسي أو الغرفة أو المختص المحجوز لا يُحجز مرتين، ولا يُثبَّت موعد بنصف موارده.
للاستقبال: حجز مؤقت مجمَّع، وقائمة انتظار، وعربون يُسعَّر ويُحصَّل ثم تأكيد، وإعادة جدولة إلى فترة متاحة. لمدير المركز: تعريف الموارد والخدمات التي تحتاجها، ورؤية التقويم كما يراه فريقه.
الحدود الحالية: يديره الموظفون فقط؛ لا حجز ذاتي للعملاء، ولا ترتيب آلي للمواعيد لزيادة الإشغال.
الخدمة تُعرض حيث تُقدَّم فعلًا، لا في كل فرع لأنها موجودة في القائمة.
لمدير المركز: يحدّد أين ومتى تُتاح كل خدمة، حسب الفرع والقناة. للاستقبال: يبدأ كل حجز من هذه الإتاحة، فلا يَعِد العميل بخدمة لا يقدّمها فرعه.
الحدود الحالية: الإتاحة قواعد يضبطها فريقك، وليست ندرة مصطنعة ولا عرضًا حيًا للمواعيد على موقع عام.
أمثلة توضيحية
أربعة أمثلة تشرح قاعدة «كل الموارد أو لا شيء» في أنشطة مختلفة. هي أمثلة على القاعدة، وليست منتجات قطاعية إضافية تحقّقنا منها. أطلس الموارد في الرئيسية
غرفة وأخصائية وجهاز في موعد واحد. إن كان الجهاز محجوزًا لا تُثبَّت الغرفة ولا الأخصائية وحدهما.
القاعة وتجهيزها والمسؤول عن تشغيلها في قرار واحد، فلا تُحجز قاعة لا يجهّزها أحد.
المدرّب والغرفة والأداة معًا. تعارض أي منها يعني ألا يُثبَّت شيء، لا تثبيتًا جزئيًا يُكتشف يوم الجلسة.
المقعد والموظف والفترة قرار مشترك؛ تعارض واحد يغيّر القرار كله.
نذكر الصلة كما هي، ونفصل بين ما يُقرأ من وحدة أخرى وما لم نتحقق منه بعد.
مع الورديات والعطلات: الإتاحة تقرأ من ورديات الموظفين وتقويم العطلات المعرَّفين في وحدة الموظفين. المدير يعرّف الورديات ويسندها، والتقويم يحترمها؛ لا توزيع آليًا للجداول. الورديات وتقويم العمل
مع المال: العربون مربوط بالحجز، يُسعَّر ويُحصَّل ولا يتكرر عند إعادة الإرسال. أما أثره المحاسبي فلم نتحقق منه بعد، فلا نَعِد بقيد آلي في الأستاذ العام ولا بفاتورة تنشأ من الحجز.
مع لوحة الأداء: مؤشرات الحجوزات تظهر في لوحة الأداء مع المبيعات والمخزون، وتنبّه بقواعد معلنة. الحجوزات في دليل الوحدات
نذكرها هنا حتى لا تكتشفها بعد التعاقد. ما لم نتحقق منه لا نفترض أنه مفعّل لديك.
لا حاليًا. التقويم يديره فريقك: العميل يتصل أو يحضر، والموظف يحجز له. لا يوجد مسار حجز عام لموقع أو تطبيق.
لا يُثبَّت الحجز. الحجز المؤقت يشمل كل موارد الموعد أو لا يشمل شيئًا، فيختار الموظف وقتًا آخر أو موردًا آخر بنفسه، أو يضع العميل في قائمة الانتظار.
لا. إعادة إرسال التحصيل نفسه، مثلًا بعد انقطاع الشبكة، لا تُنشئ مبلغًا مكررًا، ويبقى العربون مع الحجز عند إعادة جدولته.
يقرأ الإتاحة من الورديات وتقويم العطلات المعرَّفين في وحدة الموظفين، ومن إتاحة الخدمة حسب الفرع والقناة. ما لا يُعرَّف هناك لا يعرفه التقويم.
اذكر خدماتك وفروعك، وما يحتاجه كل موعد من غرف ومختصين وأجهزة، وكيف تُسجَّل العرابين اليوم. يُجهَّز الملخص في متصفحك ولا يُرسل إلى أي جهة.
