الصلاحيات والحوكمة
يضبط المسؤول صلاحيات المستخدم المباشرة وما يأتيه عبر أدواره المساعدة، ويحدّد فروعه بشكل مستقل، ويرى صلاحياته الفعلية قبل أن يبدأ. الموافقات تصل إلى صندوق واحد، وكل تغيير يبقى في سجل مراجعة لا يُعدَّل. أما تصميم مسارات الموافقة بواجهة مرئية فليس ضمن النظام، ونقول ذلك من البداية.
خمس مراحل، ثلاثة أشخاص
مثال توضيحي لمحاسب ينضم إلى فرع «العليا». الأشخاص والفروع والمستندات أمثلة؛ والقواعد التي تحكم كل مرحلة هي ما يفعله النظام.
مثال: ينسخ مسؤول النظام دورًا قائمًا ويسمّيه «محاسب فرع»، ثم يحدّد ما يستطيع هذا الدور فعله: إعداد القيود وأوامر الشراء، دون اعتمادها.
مثال: يُسند الدور إلى المحاسب الجديد، ثم يُمنح فرع «العليا» وحده. وجود فرع «النخيل» في المنشأة لا يعني أنه يراه.
مثال: يُعدّ المحاسب أمر شراء لمورد الفرع. يصل الأمر إلى صندوق الموافقات لدى المدير المالي، وفي الصندوق نفسه طلب إجازة من موظف في الفرع.
مثال: بعد شهر تسأل المراجعة الداخلية: من عدّل هذا الأمر، وماذا تغيّر، ومتى؟ الإجابة في السجل، وبيانات المورد البنكية محجوبة عمّن لا يملك صلاحية رؤيتها.
مثال: يُنقل المحاسب إلى مهمة أخرى. يراجع المسؤول صلاحياته الفعلية، ويعدّل دوره وفروعه، وينهي جلساته المفتوحة.
ثلاث وحدات، لكلٍّ منها دليلها
الحوكمة هنا ليست شعارًا: هي من يستطيع ماذا، وفي أي فرع، ومن يعتمد، وما الأثر الذي يبقى.
تُحسب الصلاحيات الفعلية للمستخدم من منحه المباشرة وأدواره المساعدة، ويُقيَّد وصوله بالفروع بشكل مستقل.
لمسؤول النظام: منح صلاحيات مباشرة أو عبر أدوار تُبنى وتُنسخ، ومنح فروع مستقل لكل مستخدم، وعرض صلاحياته الفعلية، وإنهاء جلساته عند الحاجة. للإدارة: كل مستخدم يرى فروعه فقط، ويمكن التحقق من ذلك قبل أن يبدأ لا بعد أن يخطئ.
الحدود الحالية: لا نَعِد بأمان «بمستوى بنكي» ولا بشهادات أمنية؛ ما نصفه هو طريقة منح الصلاحيات كما هي في النظام.
صندوق واحد لأوامر الشراء وطلبات الشراء والإجازات وتصحيح الحضور.
للمعتمِد: كل ما ينتظر قراره في مكان واحد، يوافق عليه أو يرفضه، بدل البحث في كل وحدة. للمُعِدّ: يرسل المستند ويعرف أنه ينتظر قرار غيره، لا رسالة قد تضيع.
الحدود الحالية: قواعد الموافقة تُضبط أثناء الإعداد، ولا يوجد مصمم مرئي لمسارات الموافقة.
سجل إلحاقي: من فعل ماذا ومتى، منفصل لكل منشأة.
للمراجع الداخلي والمدير المالي: سجل يُقرأ ولا يُعدَّل، يجيب عن «من غيّر هذا؟». لحماية البيانات: الحقول الحساسة محجوبة عمّن لا يملك صلاحية خاصة لرؤيتها، حتى لو كان يقرأ السجل.
الحدود الحالية: السجل يحفظ الأثر ولا يحكم عليه؛ لا تحليل آلي للسلوك ولا تنبيهات «ذكية» من السجل.
قاعدتان منفصلتان عن قصد، حتى لا يفتح منح صلاحية فرعًا لم يُقصد.
صلاحية المستخدم تسمح بالفعل: «محاسب فرع» يستطيع إعداد قيد أو أمر شراء. هذا لا يقول شيئًا عن الفرع الذي يعمل فيه.
منح الفرع يحدّد المكان: المستخدم يعمل في الفروع الممنوحة له فقط. لا يوجد وصول ضمني إلى «كل الفروع» بسبب امتلاك المستخدم صلاحية؛ ومن يحتاج فرعين يُمنح الفرعين صراحة.
الفرع نفسه في كل الوحدات: الفرع الذي يُمنح هنا هو الفرع الذي يُحدَّد فيه نطاق حضور الموظف، وتُعرَّف فيه إتاحة الخدمات للحجوزات. الحضور ضمن نطاق الفرع الإتاحة حسب الفرع
نذكرها هنا حتى لا تكتشفها بعد التعاقد. ما لم نتحقق منه لا نفترض أنه مفعّل لديك.
تُحسب صلاحيات المستخدم من المنح المباشرة وما يأتيه عبر الأدوار، ومنح الفرع يحدّد أين يمارسها. هما خطوتان منفصلتان: مستخدم بدور «محاسب فرع» دون منح فرع لا يعمل في أي فرع، ومن يحتاج فرعًا إضافيًا يُمنح إياه صراحة.
في المسارات التي تفصل بين المُعِد والمعتمِد، مثل اعتماد أوامر الشراء ونتائج الرواتب، يعتمد المستند شخص غير من أعدّه. راجع مع فريقنا عند الإعداد أي المستندات تمر بالموافقة لديك ومن يعتمدها. لماذا لا أعتمد ما أعددته؟
قراءة السجل شيء، ورؤية الحقول الحساسة فيه شيء آخر. من لا يملك صلاحية خاصة يرى أن التغيير حدث، ومن فعله ومتى، لكن قيمة الحقل الحساس تبقى محجوبة عنه. والسجل منفصل لكل منشأة.
يعدّل المسؤول دوره أو منح فروعه، ويراجع صلاحياته الفعلية بعد التعديل، وينهي جلساته المفتوحة حتى لا يستمر بجلسة قديمة.
اذكر فروعك، ومن يُعِدّ ومن يعتمد اليوم، وأي المستندات تحتاج موافقة، ومن يراجع التغييرات. يُجهَّز الملخص في متصفحك ولا يُرسل إلى أي جهة.
